Vad kostar en kontorsflytt?

Fyra faktorer, i ordning efter hur mycket de påverkar

Antal arbetsplatser är grunden. Det är inte lokalens yta som avgör utan hur många skrivbord, stolar, skärmar och personliga lådor som ska med — ett kontor på 300 kvadratmeter med tolv arbetsplatser är ett mindre uppdrag än ett på 200 med fyrtio.

Framkomsten kommer näst. Lastintag och godshiss i båda ändar kan halvera tiden jämfört med en lokal där allt ska genom en personhiss eller en trappa. Det är också den faktor som oftast saknas i en förfrågan och som gör att en offert spricker.

Tidsfönstret är tredje. Ska allt vara klart mellan fredag klockan sexton och måndag klockan åtta krävs fler personer samtidigt än om ni kan flytta över en vecka i etapper. Fler personer på kortare tid kostar mer i kronor, men mindre i förlorad arbetstid.

Sist: hur mycket ni packar själva. Personliga lådor som medarbetarna packar och märker själva är den billigaste delen av flytten att lägga internt, och den som stör verksamheten minst.

Vad som ligger utanför priset

IT-installation är den vanligaste överraskningen. Vi kopplar ur, transporterar och ställer utrustningen på rätt plats, men konfiguration och installation ligger hos er IT-funktion eller er leverantör. Fråga varje firma uttryckligen var gränsen går — den skiljer sig, och en offert som ser billigare ut kan helt enkelt sluta tidigare.

Sedan finns det som ska bort. Gamla möbler, arkiv och inredning som inte följer med behöver köras till återvinning eller second hand, och det är en egen post. Detsamma gäller magasinering av det ni inte har plats för direkt i den nya lokalen.

Slutligen städningen av lokalen ni lämnar. Hyresavtal kräver normalt att lokalen återlämnas städad, och den kostnaden hör till flytten även om den står på en annan rad.

• Kontorsflytt hos oss
• Bortforsling av det som inte följer med

RUT gäller inte — men kostnaden är ändå avdragsgill

Rutavdraget är till för privatpersoner och gäller aldrig ett företags kostnader, oavsett vilken tjänst det handlar om. En kontorsflytt prissätts därför exklusive moms i stället, och momsen är avdragsgill på vanligt sätt för en momspliktig verksamhet.

Själva flyttkostnaden är normalt en avdragsgill rörelsekostnad. Exakt hur den ska bokföras — direkt kostnad eller periodiserad — är en fråga för er redovisningskonsult, inte för flyttfirman, och vi ger inga besked om det.

• Så fungerar RUT-avdraget för privatpersoner

Så jämför ni två offerter rättvist

Be om samma sak från alla ni frågar: fast pris för hela uppdraget, en tydlig lista på vad som ingår, och ett besked om vad som skulle vara tillägg. Ett timpris utan takbelopp går inte att jämföra med en fast offert, eftersom den ena parten bär risken och den andra inte.

Fråga också hur många personer firman räknar med och under hur många timmar. Två offerter på samma summa kan innehålla helt olika bemanning, och det är bemanningen som avgör om ni är igång på måndag morgon.

• Fast pris för hela uppdraget, inte löpande timmar.
• Skriftlig lista på vad som ingår och vad som är tillägg.
• Antal personer och timmar firman räknar med.
• Var gränsen går mot er IT-leverantör.
• Om flyttstädning av den gamla lokalen ingår.